Tratamiento de la información estadística en el marco del estado de emergencia sanitaria por el COVID-19

Medidas excepcionales sobre la reserva de la información estadística

El DANE produce y difunde información estadística oficial que describe la realidad económica, social y ambiental del país. Ello nos compromete a garantizar la responsabilidad social al servicio de las instituciones, los tomadores de decisiones, los hogares y las empresas.

En el marco de la emergencia sanitaria generada por el COVID-19, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 458 del 22 de marzo 2020 que establece las disposiciones sobre el “Tratamiento de la información estadística en el marco del estado de emergencia”.

El Artículo 3 de este decreto estipula:

“El Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) deberá suministrar la información recolectada en censos, encuestas y registros administrativos a las entidades del Estado responsables de adoptar las medidas para el control y la mitigación del coronavirus COVID-19, cuando estas lo solicitan para efectos de la implementación de las medidas para el control y la mitigación del coronavirus COVID-19, y únicamente podrá utilizarse para este fin.

Parágrafo 1. La reserva legal contenida en el artículo de la ley 79 de 1993 no le será aplicable a las entidades que soliciten información en los términos del inciso anterior. Sin embargo dicha reserva les será trasladada a las entidades receptoras de la información suministrada por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE).

Parágrafo 2. La disposición contenida en el presente artículo estará vigente durante el tiempo que dure la emergencia sanitaria.”

De otra parte, en consideración a que, tanto el Gobierno Nacional como los departamentales y municipales requieren información estadística para focalizar con precisión las medidas de alivio dirigidas a las personas más vulnerables, el DANE publica el procedimiento que seguirá la entidad para gestionar las solicitudes de acceso a bases de datos recolectadas en censos, encuestas y registros administrativos.

En este contexto, el DANE está trabajando de manera articulada con los entes del sector público que deben tomar decisiones fundamentales para atender la coyuntura.

Acorde con esta premisa, el DANE implementa los principios y buenas prácticas del Sistema Estadístico Nacional – SEN, en los protocolos de la gestión excepcional de la reserva estadística, de manera que se asegure la integridad de la información que a la que se dará acceso. A continuación, se presenta el procedimiento para acceder a la información estadística oficial gestionada bajo este tratamiento:

i.    Las solicitudes de información al DANE deberán realizarse al Director General de la entidad, desde las máximas autoridades de los entes territoriales y del orden nacional. Estas solicitudes deben detallar: la operación estadística para la que se requiere acceso, las variables, el periodo (en los casos en los que se cuente con series de información), filtros o procesamientos adicionales para aplicar a los datos para la entrega, el uso que se va a dar a la información y la justificación en los términos que establece el Decreto 458 del 22 de marzo 2020.

ii.    Las solicitudes serán estudiadas por el Subcomité de Reserva del DANE. En caso de que requiera, podrá solicitarse información adicional a la entidad pública solicitante. Las entidades cuyo requerimiento sea aprobado, deberán suscribir tanto la Licencia de Acceso (enlazar al documento), como el Acuerdo de Confidencialidad, definidos por el DANE.

iii.    La Licencia de Acceso tiene como propósito establecer las condiciones que regulan el traslado de la reserva.  Establece las condiciones, para la entrega de información, la vigencia, alcance y limitaciones del acceso y los requerimientos que se tendrán en cuenta para garantizar la seguridad de la información. La licencia de acceso debe ser suscrita por el Representante Legal de la Entidad o quien se encuentre delegado para suscribir este tipo de documentos.  

iv.    El Acuerdo de Confidencialidad debe ser suscrito por el Representante Legal de la Entidad o quien se encuentre delegado para suscribir este tipo de acuerdos. De igual manera, deberá suscribirse entre la Entidad que recibe la información y las personas involucradas en el trabajo de las bases de datos licenciadas.

v.    En los casos en los que el Subcomité concluya que la solicitud no se ajusta a lo establecido en el Decreto 458 del 22 de marzo 2020 se comunicará a la entidad solicitante.

Con este procedimiento el DANE busca facilitar y agilizar la recepción, evaluación y gestión de las solicitudes de información que realicen las entidades públicas involucradas en la mitigación del impacto del COVID-19.

En el marco de lo anterior, se promoverá la aplicación de los principios de coordinación con las instancias y miembros del SEN, en la eficiencia del uso de los recursos, con el objetivo de evitar duplicidad de esfuerzos, para dar respuesta efectiva a las solicitudes con la debida oportunidad y transparencia de cara a todos los usuarios y fuentes de información.